2018年 12月

無懼繁瑣工作的「流程機械人」　

Hactl 為貨運包機推出一站式服務方案，成功使這項包機業務日益增長。這個一站式方案為客戶提供全方位服務，包括申請航班起降時段、由 Hacis 位於中國內地任何一個服務據點接收貨物、再經跨境陸路聯運服務送至香港國際機場、卸載、紀錄貨物狀態、重量及件數、以至任何所需的增值服務如貨物標籤等。

成功的背後，繁瑣的文書工作及人手操作流程亦接踵而來，而且包機的通知期一般較短，因此相關工作亦較為趕急，為貨站財務部增添了不少壓力。

包機的基本服務包括輸入航班時間、提供予承包人的各項服務的收費資料、列明 Hactl 所提供的各項服務細節，以及其他供應商提供的相關服務如 : 吊重機、陸路運輸、機組人員接送、餐飲及飛機維修等。

處理一份賬單一般要花上數小時，涉及多達 5 個部門的同事聯繫以取得相關資料，因此，處理年逾 500 班包機的賬單所耗用的時間和資源相當大，整個流程亦會因所需資料稍有遺留而受到延誤。

這項新科技非常適合應用於那些繁瑣及重複的工作，特別當其中多個工序及部門需要共用一組數據及需要人手更新資料。

創新的「流程機械人」 (RPA) 能夠自動執行重複的數據處理工作，只需輸入一組數據，便可自動執行整個工作流程，及提供資料更新的人手工作。

貨站資訊服務部與財務部攜手合作，瞭解舊有的人手操作流程，刪除不必要的步驟，並引入新程序以加強監控及改善與各部門的溝通。

由最初的規格制定，至系統測試及排錯，至新系統正式推出，兩個部門的同事共同努力了五個月。現在，RPA 可負責收集所需數據，製作預開的發票、客戶押金的處理、調整額外收費項目，以及發出最終賬單等，整個過程均全自動操作。系統更透過智能電子郵件提示有關部門，索取尚未齊全的資料，以免流程延誤。

今天，系統已經全面暢順運作，每週節省大量工時，讓員工可以更專注在客戶服務上，提升效率及減輕工作量。RPA 亦加強了準確度，讓相關單位可以更方便地查閱所需數據，從而提升客戶服務質素。

香港空運貨站執行董事伍小慧表示：「貨站的包機業務持續增長，RPA 對財務部於這業務上的工作有著極大幫助。這項新科技非常適合應用於那些繁瑣及重複的工作，特別當其中多個工序及部門需要共用一組數據及需要人手更新資料。」

「現在，RPA 已引證了能為貨站這方面業務運作上所帶來效益，我們正研究將這項新科技應用到其他部門，例如人力資源、貨運服務、運營服務、學習及發展部等。Hactl 於開設全球最先進貨站 20 年後，仍然不斷力求創新，持續尋找提升服務水平的新方案，為此我們感到萬分欣喜及鼓舞。」